Porquê Digitalizar?


  • Os documentos em papel limitam o acesso e manuseio a apenas um utilizador de cada vez, sendo que um documento digitalizado, pode estar disponível em ambientes de rede e ser consultado simultaneamente por diferentes utilizadores.
     
  • O documento em papel especialmente em arquivos com alguma dimensão requer controlo de Fungos, Insectos e Roedores dado que estes podem destruir por completo documentos únicos e insubstituíveis.
     
  • O documento em papel requer o seu arquivo em locais distintos, de acordo com o grau de confidencialidade, sendo que um documento digitalizado permite restringir limitar o acesso a utilizadores seleccionados de acordo suas permissões sobre o mesmo, através de por exemplo utilizadorpassword.
     
  • O documento em papel, pela sua fragilidade, desgasta-se com o manuseio, pode ser alterado, extraviado ou destruído por equívoco, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) o original fica preservado, sendo guardado em local seguro ou até eliminado, se deixar de ter utilidade.
     
  • Os documentos em papel somente podem ser organizados por um tipo de ordenação, sendo que os documentos digitalizados (imagens digitais) possibilitam vários tipos de ordenação, facilitando o acesso aos mesmos e podem pertencer simultaneamente a diferentes grupos de documentos.
     
  • O documento em papel obriga, mesmo num arquivo muito organizado, a que demore muito tempo a encontrá-lo, um documento digital está á distância de um clique do rato e pode com facilidade ser enviado ao destinatário final, potenciando assim a eficácia do funcionário e a imagem da organização.
     
  • Diminuição de custos com o armazenamento de documentos;
     
  • Menor necessidade de investimentos em infraestrutura para guarda e manutenção do arquivo.
     
  • Diminuição de custos com as procuras constantes de informações nos documentos cuja recuperação, anteriormente, poderia demandar horas ou dias.
     
  • Rapidez na obtenção e disponibilização das informações.
     
  • Redução de custos de transporte e distribuição através da eliminação de necessidade de envio / retorno de documento físico.
     
  • Redução do custo de mão-de-obra para protocolar, arquivar, controlar requisições, recuperar e re-arquivar documentos.
     
  • Segurança quanto à integridade física das informações constantes nos documentos, seja por extravio, incêndio, alagamento etc.;
     
  • Permite maior nível de segurança e confidencialidade, ao restringir o acesso às informações;
     
  • Elimina riscos de perda ou danos num documento importante durante transporte, manipulação ou re-arquivamento.
     
  • Maior controle sobre a sigilosidade das informações;
     
  • Possibilidade de cópias de segurança (backup) e subsequentemente garantia da integridade dos documentos;
     
  • Possibilidade de compartilhar com vários Utilizadores ao mesmo tempo, na intranet da empresa com senhas de acesso (restrições), sem custos adicionais com cópias reprográficas, nem perda de tempo a espera da documentação;
     
  • Possibilidade de transmissão segura e imediata por via electrónica (internet) das informações desejadas;
     
  • Reduzir riscos de retenção de documentos, garantindo que estes não sejam armazenados por período maior ou menor que o requerido.
     
  • Eliminação da dependência e do tempo de espera por um documento físico para o processamento das operações da organização.
     
  • Redireccionar tempo dos executivos e funcionários, antes consumido para recuperar informações ou documentos, para actividades relativas á actividade da organização/empresa.
     
  • Acesso a todas as informações directamente do posto de trabalho, sem ter que se deslocar, aguardar ou telefonar para alguém.