Porquê Digitalizar?

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Porquê Digitalizar?

Os documentos em papel limitam o acesso e manuseio a apenas um utilizador de cada vez, sendo que um documento digitalizado, pode estar disponível em ambientes de rede e ser consultado simultaneamente por diferentes utilizadores.
O documento em papel especialmente em arquivos com alguma dimensão requer controlo de Fungos, Insectos e Roedores dado que estes podem destruir por completo documentos únicos e insubstituíveis.
O documento em papel requer o seu arquivo em locais distintos, de acordo com o grau de confidencialidade, sendo que um documento digitalizado permite restringir limitar o acesso a utilizadores seleccionados de acordo suas permissões sobre o mesmo, através de por exemplo utilizadorpassword.
O documento em papel, pela sua fragilidade, desgasta-se com o manuseio, pode ser alterado, extraviado ou destruído por equívoco, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) o original fica preservado, sendo guardado em local seguro ou até eliminado, se deixar de ter utilidade.
Os documentos em papel somente podem ser organizados por um tipo de ordenação, sendo que os documentos digitalizados (imagens digitais) possibilitam vários tipos de ordenação, facilitando o acesso aos mesmos e podem pertencer simultaneamente a diferentes grupos de documentos.
O documento em papel obriga, mesmo num arquivo muito organizado, a que demore muito tempo a encontrá-lo, um documento digital está á distância de um clique do rato e pode com facilidade ser enviado ao destinatário final, potenciando assim a eficácia do funcionário e a imagem da organização.
Diminuição de custos com o armazenamento de documentos;
Menor necessidade de investimentos em infraestrutura para guarda e manutenção do arquivo.
Diminuição de custos com as procuras constantes de informações nos documentos cuja recuperação, anteriormente, poderia demandar horas ou dias.
Rapidez na obtenção e disponibilização das informações.
Redução de custos de transporte e distribuição através da eliminação de necessidade de envio / retorno de documento físico.
Redução do custo de mão-de-obra para protocolar, arquivar, controlar requisições, recuperar e re-arquivar documentos.
Segurança quanto à integridade física das informações constantes nos documentos, seja por extravio, incêndio, alagamento etc.;
Permite maior nível de segurança e confidencialidade, ao restringir o acesso às informações;
Elimina riscos de perda ou danos num documento importante durante transporte, manipulação ou re-arquivamento.
Maior controle sobre a sigilosidade das informações;
Possibilidade de cópias de segurança (backup) e subsequentemente garantia da integridade dos documentos;
Possibilidade de compartilhar com vários Utilizadores ao mesmo tempo, na intranet da empresa com senhas de acesso (restrições), sem custos adicionais com cópias reprográficas, nem perda de tempo a espera da documentação;
Possibilidade de transmissão segura e imediata por via electrónica (internet) das informações desejadas;
Reduzir riscos de retenção de documentos, garantindo que estes não sejam armazenados por período maior ou menor que o requerido.
Eliminação da dependência e do tempo de espera por um documento físico para o processamento das operações da organização.
Redireccionar tempo dos executivos e funcionários, antes consumido para recuperar informações ou documentos, para actividades relativas á actividade da organização/empresa.
Acesso a todas as informações directamente do posto de trabalho, sem ter que se deslocar, aguardar ou telefonar para alguém.

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