Gestão Documental e Arquivo
Liberte espaço físico e garanta a total segurança da informação da sua empresa. Tratamos de todo o ciclo de vida dos seus documentos, desde o armazenamento seguro até à transformação digital e eliminação responsável.
Três áreas integradas, um único parceiro
Da custódia segura à digitalização com IA, oferecemos uma solução completa para a gestão do ciclo de vida dos seus documentos.
"A segurança do seu arquivo físico, gerida por especialistas."
O armazenamento de documentos em papel consome espaço valioso no seu escritório e exige cuidados rigorosos de segurança. O nosso serviço de custódia resolve este problema de ponta a ponta.
- Instalações de Alta Segurança: Armazenamento em instalações monitorizadas 24/7, com sistemas avançados de proteção contra incêndios, humidade e acessos não autorizados.
- Organização e Rastreabilidade: Cada caixa e documento é etiquetado com códigos de barras e registado no nosso sistema.
- Consulta Rápida (Física ou Digital): Sempre que precisar de um documento, fazemos a entrega física ou digitalizamos o processo em tempo recorde (serviço on-demand). Acesso a Portal de Cliente com as principais funcionalidades do dia-a-dia.
"Transforme montanhas de papel num arquivo digital inteligente."
Mais do que apenas passar o papel para o computador, criamos uma base de conhecimento pesquisável e acessível a partir de qualquer lugar.
- Digitalização de Alto Rendimento: Preparação, digitalização e tratamento de imagem de documentos de qualquer formato ou estado de conservação.
- Indexação e OCR (Reconhecimento de Texto): Extraímos dados-chave dos documentos (datas, nomes, NIFs, valores) e aplicamos tecnologia OCR para que consiga pesquisar por palavras dentro do próprio documento.
- Integração: Disponibilizamos os ficheiros organizados no seu sistema de Gestão Documental (DMS) ou ERP.
"Organizar o passado, proteger o presente, garantir o futuro."
Os nossos consultores especializados ajudam a sua organização a estruturar, avaliar e gerir o património documental de acordo com as melhores práticas arquivísticas e a legislação em vigor.
- Tratamento Arquivístico segundo Normas Técnicas: Aplicação de metodologias reconhecidas pela BAD e por normas internacionais (como a ISAD(G) para descrição arquivística), respeitando o princípio da proveniência e a organização por fundos documentais.
- Gestão do Ciclo de Vida da Informação: Elaboração de tabelas de seleção e avaliação documental, definindo prazos de conservação, eliminação ou transferência para arquivo histórico, de acordo com as diretrizes da arquivística contemporânea.
- Ética Profissional e Acesso à Informação: Garantia de confidencialidade, integridade e autenticidade dos documentos, seguindo o código deontológico defendido para arquivistas, bem como o cumprimento do RGPD.
Todos os serviços da RFS em Gestão Documental são realizados em conformidade com a legislação portuguesa aplicável (RGPD, Lei nº 58/2019) e com as normas internacionais ISO 19264, NP 4438 e DIN 66399. Emitimos relatório técnico de conformidade em cada projecto.
Pronto para dar o próximo passo rumo à eficiência?
Deixe que a tecnologia e a IA trabalhem para a sua equipa. Privilegiamos abordagem por projetos piloto.